PDF zu Excel

PDF-Daten automatisch in Excel importieren | Power Automate Tutorial 2025

Du bekommst regelmäßig PDF-Rechnungen und musst die Daten mühsam von Hand in Excel übertragen? Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch extrem fehleranfällig. Schluss damit! Ich zeige dir, wie du mit Power Automate und dem  KI-Modell deine PDF-Daten automatisch auslesen und direkt in Excel speichern kannst – ganz ohne lästiges Abtippen.

Warum solltest du PDF-Daten automatisiert extrahieren?

• Zeit sparen: Kein manuelles Übertragen mehr.
• Fehler vermeiden: Keine Zahlendreher oder vergessenen Werte.
• Prozesse beschleunigen: Deine Rechnungen sind schneller im System.

Schritt 1: PDF Dokumente und Excel Datei vorbereiten

Bevor wir loslegen, stelle sicher, dass du Zugriff auf Power Automate Premium oder eine 30-tägige Testlizenz hast. Außerdem benötigst du:

• Mindestens fünf Beispielrechnungen zum Trainieren eines Modells
• Eine Excel-Datei mit einer vordefinierten Tabelle, in die die Daten eingetragen werden sollen

Lade dir hier gerne kostenlos 6 Beispielrechnungen herunter

Schritt 2: KI-Modell erstellen und trainieren

Navigiere in Power Automate zu KI-Modelle und erstelle ein benutzerdefiniertes Modell.

• Wähle den Dokumententyp Rechnungen aus und füge im nächsten Schritte alle relevanten Felder hinzu. (z.B. Mailadresse).
• Eine Sammlung mit mind. 5 PDF Dokumenten ist zum Trainieren des KI-Modells erforderlich.
• In den Dokumenten musst du dann händisch die notwendigen Daten markieren und den Feldern zuordnen.
• Modell freigeben, um im Flow darauf zugreifen zu können.

Schritt 3: Power Automate Flow erstellen

Erstelle einen "Sofortigen Cloudflow", in dem du zuerst den Dateiupload ermöglichst.

• KI-Modell verwenden: Wähle unter den Aktionen „Informationen aus Rechnung extrahieren“.
• Excel-Anbindung einrichten: Verbinde die erstellte Excel Datei und speichere die extrahierten Daten in den entsprechenden Spalten ab.

Schritt 4: Flow testen und anpassen

Lade eine Beispielrechnung hoch und starte den Flow. Die extrahierten Daten sollten nach kurzer Zeit in deiner Excel Datei abgespeichert sein.

Du kannst den Flow natürlich auch automatisch ausführen lassen. Z.B. bei Erhalt einer Mail mit Anhängen und dem Wort Rechnung im Betreff.

Ich hoffe, diese Anleitung hilft dir, deine Workflows effizienter und nutzerfreundlicher zu gestalten.

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