E-Mail mit Optionen

Diese Power Automate-Funktion kennst du noch nicht! (E-Mail mit Optionen)

In vielen Unternehmen werden Entscheidungen oft über lange E-Mail-Ketten, komplizierte Genehmigungsworkflows oder externe Tools wie Forms und Teams eingeholt. Doch es geht auch viel einfacher: Mit der Funktion „E-Mail mit Optionen“ in Power Automate. Diese wird erstaunlich selten genutzt – dabei ist sie extrem praktisch, wenn es darum geht, schnell Rückmeldungen einzuholen.

Ich zeige dir, wie du eine E-Mail mit Optionen erstellst, welche Gestaltungsmöglichkeiten es gibt und wie du Antworten automatisiert verarbeiten kannst.

Was ist eine E-Mail mit Optionen?

Mit der Aktion „E-Mail mit Optionen senden“ kannst du Empfänger:innen bis zu drei Auswahlmöglichkeiten geben, direkt in der E-Mail zu antworten.
Beispiel: Du möchtest abfragen, ob ein Kollege oder eine Kollegin einen Kundentermin übernimmt. Anstatt mühsam E-Mails hin und her zu schicken, erhält die Person eine strukturierte Nachricht mit Buttons.

Die ausgewählte Option wird automatisch an deinen Flow zurückgemeldet – so kannst du direkt weiter damit arbeiten.

Wenn du komplexere Genehimgungsprozesse in Power Automate abbilden möchtest, schaue dir gerne diesen Beitrag an.

Genehmigungsprozess mit Power Automate automatisieren

Schritt 1: Power Automate Flow erstellen

In diesem Beispiel erstelle ich einen neuen Flow mit dem manuellen Trigger. Du kannst diese Funktionalität aber natürlich auch in bestehende Flows integrieren.

Falls du bisher noch sehr wenig oder gar nicht mit Power Automate gearbeitet hast, dann schaue dir gerne meinen Einsteigerleitfaden zu Power Automate an.

Einsteigerleitfaden für Power Automate: Automatisierung von Aufgaben leicht gemacht 

Schritt 2: E-Mail mit Optionen einfügen

Suche die Aktion „E-Mail mit Optionen senden“. Du findest diese in der Gruppe Outlook365.

Hier stehen folgende Parameter zur Verfügung:

• Pflichtfelder
  • To (Empfänger Mailadresse)
  • Subject (Betreff der Nachricht)
  • User Options (Bis zu 3 Auswahlmöglichkeiten)
• Optionale Felder
  • Header Text (Überschrift im E-Mail Text)
  • Selection Text (Text über den Auswahlmöglichkeiten)
  • Body (E-Mail Text)
  • Importance (Wichtigkeit der Nachricht)
  • Attachments (Anhänge)
  • Use only HTML message (Nur HTML Nachricht anzeigen)
  • Hide THML message (HTML Nachricht verbergen)
  • Show HTML confirmation dialog (Dialogfeld zum erneuten Bestätigen nach der Auswahl)
  • Hide Microsoft footer (Ausblenden des Microsoft footer in der Nachricht)

Befülle für den ersten Test die Pflichtfelder und sieh dir die versendete E-Mail direkt in Outlook an. Standardmäßig wird die E-Mail mit einer Card sowie einer HTML Nachricht inkl. Microsoft footer versendet.

Schritt 3: E-Mail gestalten

Jetzt kannst du die Mail mithilfe der optionalen Parament an deine Bedürfnisse anpassen und gestalten.

(1) Du kannst z.B. den Microsoft footer und den HTML Teil der Nachricht ausblenden.

(2) Du kannst die Card ausblenden und die Nachricht per HTML individuell gestalten.

• Texte kannst du z.B. über dieses Tool einfach in HTML Code umwandeln: https://text-html.com

(3) Ein Dialogfeld zur Bestätigung der Auswahl kannst du ebenfalls integrieren.

Schritt 4: Antworten weiterverarbeiten

Besonders spannend wird es, wenn du die gewählte Option in deinem Flow weiterverarbeitest. Mit der Steuerungsaktion „Wechseln“ kannst du je nach Antwort unterschiedliche Folgeaktionen anstoßen.
Beispiel:

• Bei „Ja (virtuell)“ wird eine Bestätigungsmail verschickt.
• Bei „Nein“ wird eine andere Person informiert.

So entsteht mit wenigen Klicks ein kleiner Entscheidungsworkflow – ohne die Komplexität eines Genehmigungsprozesses.

Ich hoffe, diese Anleitung hilft dir dabei, deine Prozesse effizient in Power Automate abzubilden.

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