Personalverwaltungs App

Digitale Personalverwaltung mit Power Apps & Power Automate

Heute zeige ich dir ein Beratungsprojekt, das mit der Power Plattform von Microsoft umgesetzt wurde. Ziel der App ist es, interne Antrags- und Genehmigungsprozesse für die Personalverwaltung strukturiert, transparent und effizient abzubilden und manuelle Abstimmungen vollständig abzulösen.

Die Ausgangslage:

Der bisherige Prozess war stark manuell geprägt. Anträge wurden über Excel-Formulare, Word-Dokumente oder sogar handschriftliche Vorlagen erstellt und anschließend per E-Mail oder in Papierform weitergereicht.
Jede Änderung – etwa bei Vertragsdetails, Gehalt oder Einsatzort – führte zu neuen Abstimmungen und erneuten Unterschriften. Genehmigungen lagen häufig mehrere Tage oder Wochen, da unklar war, bei welcher Person sich der Antrag aktuell befand.

Die Digitalisierung:

Mit der neuen Automatisierung wurde der komplette Prozess digitalisiert. Anträge werden direkt in einer individuellen Power App erfasst und Schritt für Schritt durch strukturierte Eingabemasken geführt. Dabei werden alle relevanten Stammdaten abgefragt – vergleichbar mit dem bisherigen Excel-Formular, jedoch deutlich benutzerfreundlicher und Fehler-resistenter. Pflichtfelder und Validierungen stellen sicher, dass ein Antrag erst weitergeleitet werden kann, wenn alle notwendigen Informationen vollständig vorliegen. Zusätzliche Informationen werden in Abhängigkeit aller Faktoren automatisch berechnet und angepasst.

Nach dem Speichern startet ein mehrstufiger Genehmigungsworkflow:

• Weiterleitung an die direkte Führungskraft

• anschließende Freigabe durch weitere Genehmiger

• Möglichkeit zur Ablehnung mit Kommentar und automatischer Rückgabe an den Antragsteller

Bei jeder Entscheidung werden die beteiligten Personen automatisch per E-Mail informiert. So ist jederzeit klar ersichtlich, in welchem Schritt sich der Antrag befindet – ohne manuelles Nachfragen oder Nachverfolgen in Listen.

Nach der finalen Genehmigung wird automatisch ein Dokument erzeugt, das sämtliche erforderliche Daten beinhaltet. Dieses Dokument wird direkt am Datensatz gespeichert und revisionssicher archiviert.
Alle Schritte des Prozesses sind damit jederzeit nachvollziehbar und transparent dokumentiert.

Das Ergebnis:

Durch die Digitalisierung konnten wir helfen, :

• den Abstimmungsaufwand deutlich zu reduzieren

• Genehmigungszeiten erheblich zu verkürzen

• Transparenz über alle laufenden Anträge zu schaffen

• Fehler durch unvollständige Angaben zu vermeiden

Der gesamte Prozess ist nun zentral, nachvollziehbar und flexibel anpassbar abgebildet.

Ich hoffe, das hat dir einen Einblick gegeben, wie du Power Apps und Power Automate noch besser für dich einsetzen kannst. Und jetzt wünsche ich dir weiterhin alles Gute bei deinen Projekten! 

Hier findest du weitere Informationen zu meinem Beratungsangebot.

Wenn du mit mir gemeinsam an einer Digitalisierung arbeiten möchtest, dann fülle mein Formular aus.

Das Sagen Christina und Nadja über die Zusammenarbeit:

„Die BAM ist in Richtung Digitalität noch sehr in den Kinderschuhen. Und ich glaube, die größte Herausforderung war erst mal für unseren Chef, das Verständnis zu schaffen, dass man Prozesse digitalisieren kann. Der Prozess sieht jetzt mit der Automatisierung so aus, dass wir relativ schnell mit der Power App, die wir erstellt haben, innerhalb von, ich glaube, 30 Sekunden, den Genehmigungsantrag ausfüllen können. Und der gesamte Prozess ist vielleicht innerhalb von einer halben Stunde erledigt, wenn jeder regelmäßig seine Mails checkt. Das erleichtert uns halt auch einfach die Arbeit, den Arbeitsvertrag schnell rauszuschicken. Die Zusammenarbeit hat auf jeden Fall sehr, sehr Spaß gemacht und hilft, dass man richtig gut vorankommt und einfach einen guten Trainer an der Seite hat, der einem wirklich bei jedem Problem helfen kann."