Selbst gebaut in 4 Wochen

„Ich hatte keine Ahnung, was Power Apps kann" - und vier Wochen später war Katjas App produktiv

Katja Burton ist keine Entwicklerin. Sie führt ein Einzelunternehmen in Klagenfurt und berät Unternehmen in Prozessmanagement, Dokumentation und Dokumentenmanagement-Systemen, unter anderem zu NIS-2 und DSGVO.

Zu Katjas Unternehmen: https://www.linkedin.com/in/katja-b-49324455/

Als ein Kunde von ihr über 80 Funktionsbeschreibungen digitalisieren wollte, stand sie vor einer Entscheidung: absagen, einen Entwickler suchen oder es selbst bauen. Sie hat es selbst gebaut. In vier Wochen, neben dem Tagesgeschäft, ohne Vorwissen zu SharePoint und Power Apps.

Die App läuft heute produktiv. Und Katja entwickelt sie eigenständig weiter.

Wo Katja gestartet ist:

Die Funktionsbeschreibungen wurden in Word gepflegt. Die Daten dahinter waren für nichts anderes nutzbar. Katja wusste genau, was fachlich herauskommen musste — nur nicht, mit welchem Werkzeug.

Also hat sie recherchiert. YouTube, Google, erste Videos zu SharePoint, dann Power Apps und Power Automate. Sie hat sich das Thema selbst erschlossen, bis zu dem Punkt, an dem Recherche nicht mehr weiterhilft.

Katja:
 „Meine Herausforderung war, dass ich keine Ahnung hatte, was SharePoint kann und was Power Apps kann. Die Frage war überhaupt erst einmal: Was kann ich mit dem Tool machen? Ist es überhaupt sinnvoll, die Formulare damit umzusetzen?"

Dazu die sehr knappe Deadline von vier Wochen. Bei Kundenanforderungen, die sich während der Umsetzung mehrfach geändert haben.

Katja hat nicht nach jemandem gesucht, der die App für sie baut. Sie hat nach jemandem gesucht, der sie bei der Struktur und der Entwicklung unterstützt, weil sie die App danach selbst betreuen und weiterentwickeln wollte.

Wie Katja die App entwickelt hat:

Sie ist mit einem Umsetzungsplan gestartet, hat Ziele und Anforderungen definiert, die Datenstruktur erarbeitet und entsprechend der Anforderungen in SharePoint-Listen abgebildet. Danach hat sie strukturiert die App entwickelt mit Navigation, Ansichten, Formularen, Dialogfenstern und Pflichtfeldern. Nachfolgende oder erweiternde Prozesse, wie z.B. den Freigabeprozess, hat sie bewusst zurückgestellt, um schnell eine erste nutzbare Version produktiv zu haben. Neben und nach der Entwicklung hat Katja mit ausgewählten Usern die App getestet und nachgeschärft. So konnte sie die App innerhalb der Deadline von vier Wochen veröffentlichen.

Im Rahmen der Beratung haben wir Katja in allen Bereichen unterstützt und unsere Erfahrungen und Best Practices geteilt. Den größten Zeitgewinn brachte das dort, wo Katja auf Fehler stieß, deren Ursache ohne Erfahrung nur schwer zu erkennen ist.

Katja:
 „Das sind genau die Sachen, auf die man selbst nicht kommt. Aufgrund eurer Erfahrung habt ihr sofort gewusst, was das Problem ist. Dadurch geht die Entwicklung natürlich viel schneller voran."

Mindestens genauso wichtig sind die Dinge, die zunächst gar keinen Fehler erzeugen: eine Datenstruktur, die bei 200 Datensätzen funktioniert und bei 3.000 nicht mehr, oder eine Formel, die stillschweigend nur einen Teil der Daten verarbeitet. Solche Entscheidungen werden erst spät sichtbar — meist dann, wenn eine Korrektur richtig teuer wird.

Die App, die Katja gebaut hat:

• Startscreen mit der Übersicht aller Funktionsbeschreibungen
• Übersichtliche Formulare mit Reitern und Info-Buttons
• Eingabedialoge mit Pflichtfeldern
• Administrierte SharePoint-Listen: Ändert sich zum Beispiel die Systemliste, steht die Änderung sofort in allen Funktionsbeschreibungen zur Verfügung
• In Arbeit: Freigabeprozess mit PDF-Erstellung und ISO-9001-Nachvollziehbarkeit

Das ist kein Prototyp. Das ist ein umfangreicher Unternehmensprozess, umgesetzt von jemandem, der wenige Wochen vorher nicht wusste, wie man eine SharePoint-Liste aufbaut.

Was sich für Katja verändert hat:

Vorher: ein Projekt, bei dem unklar war, ob es überhaupt machbar ist. Und niemand im Umfeld, der es beantworten konnte.

Heute (vier Wochen später): eine produktive App, eine klare Roadmap für die nächsten Ausbaustufen und das Wissen, sie selbst umzusetzen.

 Katja:
„Das Gute war: Ich habe es gelernt, aber ich konnte es auch sehr schnell umsetzen."

Das sagt Katja über die Zusammenarbeit:

„Ich habe aus den Terminen wirklich sehr viel mitgenommen und vor allem ein wesentlich besseres Verständnis dafür bekommen, wie man Power Apps, Power Automate und SharePoint sinnvoll und strukturiert aufbaut.

Vielen Dank auch noch einmal für eure Geduld bei meinen vielen Fragen und dafür, dass ihr nicht nur konkrete Lösungen gezeigt, sondern auch immer erklärt habt, warum ihr etwas auf eine bestimmte Art umsetzen würdet. Genau das hat mir sehr geholfen.

Ich würde es auf jeden Fall empfehlen, egal ob jemand gerade anfängt wie ich oder schon mit Power Apps, Power Automate oder SharePoint entwickelt hat. Es ist unkompliziert und sehr praxisnah, ihr kommt immer mit Best Practices. Gerade wenn man anfängt, weiß man ja nicht, wie man Listen aufbaut oder Dialoge umsetzt.

Es bringt vor allem jemandem viel, der später eigenständig weiterarbeiten möchte. Bevor man alle Probleme im Internet sucht, was ewig dauert und wo man nicht immer eine Lösung findet, ist man mit euch sehr viel schneller.

Ich war wirklich froh, dass ich euch hatte, weil ich nicht mehr gewusst habe, wie ich weiterprogrammieren soll."

Was du daraus mitnehmen kannst:

Katja hatte keinen Entwicklerhintergrund und eine unrealistisch wirkende Deadline. Was sie hatte:

1. Einen konkreten Anwendungsfall statt allgemeinem Interesse
2. Die Bereitschaft, zwischen den Terminen aktiv zu arbeiten
3. Den Mut, Teile bewusst wegzulassen, um schneller live zu gehen

Wenn du an einem ähnlichen Punkt stehst, dann fülle unser Beratungsformular aus.