Beschaffungs App

Beschaffungsprozess digitalisiert mit Power Apps

Heute zeige ich dir ein Kundenprojekt, das ich mit der Power Plattform von Microsoft umgesetzt habe. Hauptziel der App ist es, den internen Beschaffungsprozess effizient und transparent abzuwickeln.

Die Ausgangslage:

Die Mitarbeiter wickelten ihre internen Beschaffungs- und Genehmigungsprozesse bislang über eine Vielzahl an Excel-Tabellen, Word-Dokumenten und E-Mails ab. Jede Anforderung musste manuell erstellt, weitergeleitet und kontrolliert werden. Dadurch entstanden nicht nur lange Bearbeitungszeiten, sondern auch Medienbrüche und Fehlerquellen. Häufig fehlte die Übersicht, welcher Antrag sich gerade in welchem Status befand oder welche Genehmigung noch ausstand. Das führte regelmäßig zu Verzögerungen, doppelter Arbeit und Unklarheiten in der Nachverfolgbarkeit.

Die App:

Mithilfe der neuen Beschaffungs-App sind die internen Beschaffungs- und Genehmigungsprozesse nun vollständig digitalisiert und weitgehend automatisiert. Anträge können direkt in der App erfasst, den passenden Budgets zugeordnet und mit den notwendigen Informationen ergänzt werden. Dank klar definierter Workflows werden die Anträge automatisch an die zuständigen Genehmiger und Einkäufer weitergeleitet.

Um eine einfache Bedienung zu gewährleisten, ist die App in mehrere Bildschirme aufgeteilt: eine zentrale Übersicht für alle Beschaffungsanforderungen, detaillierte Eingabemasken für die verschiedenen Beschaffungskategorien sowie für persönliche Einstellungen.

Zur Sicherstellung der Datenqualität ist eine umfassende Datenvalidierung integriert: Nur wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, kann ein Antrag gespeichert oder weiterbearbeitet werden. So wird die Vollständigkeit und Konsistenz der Informationen gewährleistet.

Die gesamte Kommunikation rund um Genehmigungen und Statusänderungen findet direkt in der App statt und alle zuständigen Personen werden über automatisierte Benachrichtigungen informiert. Mitarbeitende erhalten je nach Einstellung Erinnerungen per Microsoft Teams oder E-Mail sobald ein Antrag freigegeben, zurückgestellt oder seit längerer Zeit unbearbeitet geblieben ist. Zudem können die Anträge bei Bedarf direkt als PDF-Dokument ausgegeben und archiviert werden, sodass jederzeit eine revisionssichere Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist.

Wir erstellen gerne auch deine maßgeschneiderte Office App, die...

• weniger Zeit und Geld kostet als klassische Softwareentwicklung.
• die parallele Vewendung durch mehrere Benutzer unterstützt.
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• strukturierte Dateneingabe über Formulare ermöglicht.
• robust und schnell auch bei größeren Datenmengen bleibt.
• per Desktop, Tablet oder Smartphone jederzeit nutzbar ist.
• Zugriff auf alle relevanten Daten jederzeit und einfach ermöglicht.
• jederzeit an neue Bedürfnisse anpassbar bleibt.

Du möchtest, dass wir deinen Prozess mit einer Power App automatisieren? Dann fülle gerne unser dazugehöriges Formular aus.

Das sagt Axel über die für ihn entwickelte App:

„In der Beschaffung war es so, dass wir immer sehr viele E-Mails hin und her geschickt haben: "Was braucht ihr? Wie genau braucht ihr das? Habt ihr da vielleicht schon bestimmte Unternehmen, von denen ihr das beschaffen wollt?". Und dieses ganze E-Mail hin und her wollten wir verbessern, indem wir uns vom Kai eine App haben bauen lassen, wo diese ganzen Informationen auch schon abgefragt werden und der ganze Prozess auch sehr transparent dargestellt wird.
Die Zusammenarbeit war sehr vertrauensvoll. Es wurde immer sehr schnell darauf reagiert, wenn wir Änderungswünsche hatten oder wenn wir Dinge festgestellt haben, die noch nicht so ganz funktionieren.
Was ich auch positiv hervorheben kann, ist, dass auch weitergedacht wird im Sinne des Kunden."