Digitale Prüfmittelverwaltung

Digitale Prüfmittelverwaltung mit Power Apps

Heute zeige ich dir ein Beratungsprojekt, das wir gemeinsam mit der Firma WEFAG AG und der Quality Principles GmbH umgesetzt haben.

Ziel der App ist es, Prüfmittel zentral zu verwalten, Ausgaben und Rückgaben transparent abzubilden und die zeitaufwendige Suche nach Messmitteln im Alltag abzulösen. 

Die Ausgangslage:

Der bisherige Umgang mit Prüf- und Messmitteln war klassisch organisiert. Die Messmittel lagen zentral in Schränken, Mitarbeiter wussten grundsätzlich, wo sie zu finden sind.

In der Praxis führte das jedoch regelmäßig zu Problemen: Wurde dasselbe Messmittel parallel benötigt, begann die Suche. Es war nicht transparent nachvollziehbar, wer ein Prüfmittel aktuell nutzt, wo es sich befindet oder wann es wieder verfügbar ist.

Die Digitalisierung:

Gemeinsam wurde eine Tablet-basierte Power App entwickelt, über die Prüfmittel gesucht, ausgegeben und zurückgegeben werden können. Durch die klare Zuordnung bei der Ausgabe zu Mitarbeiter und Maschine ist jederzeit ersichtlich, wo sich ein Prüfmittel aktuell befindet.

Ziel ist es, Suchzeiten auf ein absolutes Minimum zu reduzieren und den Prozess für alle Beteiligten klar, einfach und nachvollziehbar abzubilden.

Prüfmittel Suchen und Ausgeben:

Prüfmittel können in der App nach verschiedenen Kriterien gesucht werden:

• Eindeutige Prüfmittelnummer per QR-Code Scan
• Prüfmitteltyp
• Messgrößen

Die Prüfmittel werden anhand der Suchkriterien gefiltert und mit ihrem aktuell Status angezeigt. Befindet sich ein Prüfmittel im Messmittelschrank, wird der zugehörige Lagerort und -platz angezeigt.
Ist es aktuell ausgegeben, werden der Mitarbeiter sowie die zugeordnete Maschine dargestellt.

So sehen die Mitarbeiter auf einen Blick, welche Messmittel verfügbar sind, welche aktuell ausgeliehen sind und wo sie eingesetzt werden.

Verfügbare Prüfmittel können per QR-Code Scan oder Klick ausgebucht werden. Der Mitarbeiter und die zugeordnete Maschine werden automatisch hinterlegt.

Prüfmittel Zurückgeben:

Per QR-Code Scan oder händischer Eingabe der Prüfmittelnummer wird das Prüfmittel zurückgegeben.

Der hinterlegte Lagerort und -platz wird dem Mitarbeiter angezeigt, um das Prüfmittel korrekt einzusortieren. Mit einer kurzen Bestätigung wird das Prüfmittel zurückgegeben und steht für die nächste Ausgabe bereit.

Das Ergebnis:

Durch die Digitalisierung konnten wir helfen,

• die Suchzeit nach Prüfmitteln drastisch zu reduzieren
• Transparenz über Nutzung und Verfügbarkeit zu schaffen
• den Umgang mit Prüfmitteln zu standardisieren
• den Prüfmittelbedarf im Alltag sichtbar zu machen und zusätzlichen Bedarf frühzeitig zu erkennen

Mitarbeiter wissen jederzeit, wo sich ein Messmittel befindet und können gezielt darauf zugreifen, ohne Umwege oder Nachfragen.

Ich hoffe, das hat dir einen Einblick gegeben, wie du Power Apps noch besser für dich einsetzen kannst. 

Wenn du mit mir gemeinsam an einer Digitalisierung arbeiten möchtest, dann fülle mein Formular aus.

Das Sagen Damian Hediger (WEFAG - Geschäftsführer) und Thomas Asch (Quality Principles - Eigentümer) über die Zusammenarbeit:

„Bisher waren wir da ganz klassisch, wir sind da in den 80er-Jahren, würde ich mal sagen. Die Messmittel sind irgendwo in einem Schrank abgelegt, man weiß, wo die liegen, man holt sich, was man braucht. Und wenn jemand anders dasselbe braucht, dann geht die große Suche los.

Das große Ziel und auch die große Hoffnung ist, dass wir die Suche mit der App auf ein absolutes Minimum, wenn nicht sogar auf Null senken können.

Von unserer Seite hatten wir ehrlich gesagt keine Ahnung, was da bei der Beratung auf uns zukommt. Ich war aber sehr, sehr positiv überrascht schon ab der ersten Sitzung. Es war nicht so, dass da zuerst lange erzählt wird und man dann schaut, sondern es ging gleich los. Zwei Stunden waren um, und man hatte schon eine erste Vorstellung, in welche Richtung es geht. Das hat extrem Vertrauen aufgebaut.“

Damian Hediger – WEFAG Geschäftsführer

„Nach unserem Erstgespräch, wo die Idee von uns als möglichen Use Case angenommen wurde, haben wir in diesen sechs Schulungsterminen sehr intensive Schulung und sehr intensive Entwicklungsarbeit gemacht.

Wir wurden wirklich Schritt für Schritt und immer wieder erklärend weitergeführt. Das heißt, durch die Aufzeichnungen kann ich das auch wieder rekonstruieren, nachvollziehen und wiederholen.

Mir war klar, dass, wenn wir die Beratung so in dieser Form machen, wie wir es jetzt gemacht haben, dass das einfach funktioniert. Also die Professionalität, das Wissen – das war mir klar, dass das so funktionieren wird. Ich habe mir keine Sorgen gemacht.

Das hilft enorm, und das ist die Kombination zwischen einem Ziel zu erreichen und gleichzeitig eine Schulung dabei zu haben. Das kann ich anderen empfehlen, die sagen, sie möchten nicht nur eine Lösung, sondern auch Anschlusslösungen für ihre Unternehmen bauen.“

Thomas Asch - Quality Principles Eigentümer