Beste Datenquelle

Die BESTE DATENQUELLE für Power Apps!

Die Wahl der richtigen Datenquelle ist entscheidend für den Erfolg deiner Power Apps. Sie beeinflusst nicht nur die Performance deiner App, sondern auch die Sicherheit deiner Daten – und manchmal entscheidet sie sogar darüber, ob dein Projekt technisch überhaupt umsetzbar ist.

Ich zeige dir die fünf am häufigsten genutzten Datenquellen in Power Apps: Excel, Dataverse for Teams, SharePoint, Dataverse und SQL. Du erfährst, welche Stärken und Schwächen jede Quelle hat und wann du welche Lösung am besten einsetzt.

Vergleichskriterien

Worauf du bei der Wahl der Datenquelle wirklich achten solltest.

Nicht jede Datenquelle ist gleich – und nicht jede passt zu deinem Vorhaben. Deshalb vergleiche ich die fünf wichtigsten Datenquellen anhand von sechs zentralen Kriterien. Diese helfen dir dabei, nicht nur die technisch passende, sondern auch die wirtschaftlich sinnvollste Lösung für deine Power App zu finden.

1. Kosten (Lizenzen & Betrieb)
2. Performance & Skalierbarkeit
3. Komplexität
4. Berechtigungskonzepte
5. Beziehungsmanagement (1:N und N:N)
6. Delegationsmöglichkeiten (Auslagerung von Logik zur Performance-Steigerung)

1: Excel - Einfach, aber limitiert

Excel ist für viele der erste Berührungspunkt mit Power Apps – und das ist absolut nachvollziehbar. Schließlich arbeiten unzählige Unternehmen täglich mit Excel-Tabellen, sei es für die Projektplanung, Budgetübersicht oder einfache Listenverwaltung. Die Oberfläche ist vertraut, der Einstieg wirkt unkompliziert, und die ersten Ergebnisse lassen sich schnell erzielen. Jedoch ist Excel keine Datenbank.

Vorteile:

• Kostenlos mit Microsoft 365 Business Standard
• Einfache Bedienung

Nachteile:

• Sehr schlechte Performance
• Keine Skalierbarkeit
• Kein sicheres Berechtigungskonzept
• Keine echten Beziehungen oder Delegationsmöglichkeiten

Fazit: Nutze Excel nur für persönliche Tests oder Prototypen unter 2.000 Datensätzen. Für produktive Lösungen ist es keine gute Wahl.

2: Dataverse for Teams - Perfekt für einfache Team-Apps

Dataverse for Teams ist die schlanke, aber leistungsfähige Schwester von Dataverse – und das komplett kostenlos. Sie ist nahtlos in Microsoft Teams integriert und richtet sich vor allem an kleinere Teams oder Abteilungen, die schnell und unkompliziert eigene Apps erstellen möchten, ohne sich mit komplexer Infrastruktur auseinandersetzen zu müssen. Nähere Details zu Dataverse for Teams findest du hier.

Vorteile:

• Gute Performance für kleine Teams
• Eingebaute Benutzerrollen & einfache Bedienung
• Relationen & Delegationen möglich

Nachteile:

• Nur innerhalb von Teams nutzbar
• Max. 2 GB bzw. 1 Mio. Datensätze
• Kein ALM (Application Lifecycle Management) – Hier findest du weiterführende Infos zu Lösungen und ALM
• Keine komplexen Business-Logiken

Fazit: Ideal für Team-basierte Apps mit begrenztem Datenvolumen.

 3: SharePoint - Der beliebte Klassiker

Viele setzen bei Power Apps auf SharePoint – und das aus gutem Grund: Die Plattform ist in den meisten Microsoft 365 Plänen bereits enthalten und somit ohne zusätzliche Kosten nutzbar. Für viele Unternehmen ist SharePoint ohnehin ein fester Bestandteil der täglichen Zusammenarbeit – ob für Dokumentenmanagement, Listen oder Intranet-Seiten.

Vorteile:

• Kostenlos mit vielen Lizenzen
• Gute Einsteigerlösung
• Einfache 1:N-Beziehungen möglich

Nachteile:

• Ab 5.000 Datensätzen wird es langsam
• Keine Skalierung möglich
• Berechtigung auf Datensatzebene nur über Workarounds
• Begrenzte Delegationsoptionen

Fazit: Gut für einfache Business-Anwendungen – für komplexere Szenarien solltest du auf Dataverse oder SQL umsteigen.

4: Dataverse - Die Premium-Datenquelle

Dataverse ist die zentrale Datenplattform der Power Platform und bildet das technische Rückgrat für professionelle Low-Code-Lösungen. Unter der Haube basiert es auf Microsoft SQL Server – einer der leistungsstärksten und weltweit etabliertesten Datenbanktechnologien. Es ist speziell darauf ausgelegt, große Datenmengen effizient zu verarbeiten, sensible Daten sicher zu verwalten und komplexe Geschäftslogiken abzubilden – ganz ohne klassische Programmierung.

Vorteile:

• Automatische Skalierung
• Granulares Berechtigungskonzept bis auf Feldebene
• Volle Beziehungs- und Delegationsfunktionen
• Eigene Business-Logik möglich (Workflows, Plug-Ins, Rules)

Nachteile:

• Erfordert Power Apps Premium Lizenz (ab 4,70 € pro App/User) - Zu den aktuellen Preisen
• Komplexere Einarbeitung

Fazit: Wenn Du eine skalierbare, sichere und professionelle App entwickeln willst – nimm Dataverse.

5: SQL - Für Profis mit bestehender Datenbankstruktur

SQL ist die technisch anspruchsvollste, aber gleichzeitig leistungsfähigste Datenquelle im Power Apps-Universum. Sie eignet sich ideal für Unternehmen, die bereits über eine etablierte SQL-Infrastruktur verfügen und diese nahtlos in ihre Power Apps integrieren möchten.

Vorteile:

• Höchste Performance & Skalierbarkeit
• Komplexe Beziehungen & Logik möglich
• Feingranulares Rechte-Management

Nachteile:

• Erfordert technisches Know-how
• Keine Speicherlizenzen inklusive – zusätzliche Infrastrukturkosten
• Einrichtung aufwendig

Fazit: Nutze SQL, wenn Du bereits eine SQL-Datenbank hast und über entsprechende Kenntnisse verfügst. 

Fazit - Welche Datenquelle solltest du wählen?

Ich hoffe, diese Anleitung hilft dir dabei, die beste Datenquelle für deine Power Apps Projekte zu finden.

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